ชื่อผลงาน : การพัฒนาระบบการจัดประชุมวิชาการผ่านแพลตฟอร์ม PHARMOOC@UBU

1.บทนำ

         ปัจจุบันการจัดประชุมวิชาการของคณะเภสัชศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี ได้มีการปรับรูปแบบการให้บริการวิชาการเพื่อให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีสารสนเทศและให้ทันสมัย สะดวกต่อการใช้งานในยุค New normal   เดิมงานบริการวิชาการได้มีดำเนินการจัดประชุมวิชาการและได้มีประชาสัมพันธ์การเข้าร่วมประชุม/อบรม/สัมมนา โดยใช้รูปแบบการประชาสัมพันธ์โดยการส่งเอกสารทางไปรษณีย์ไปยังหน่วยงานกลุ่มหรือเป้าหมายและส่งข้อมูลทางอีเมลเป็นหลัก โดยผลการดำเนินงานประชาสัมพันธ์ดังกล่าวผู้เข้าร่วมประชุมได้สะท้อนปัญหาการประชาสัมพันธ์อยู่ในระดับปานกลางถึงปรับปรุงมายังงานบริการวิชาการผ่านการประเมินจากแบบประเมินโครงการต่างๆ ที่คณะจัดขึ้น สำหรับการจัดเก็บข้อมูลในการลงทะเบียนของผู้เข้าร่วมประชุม ได้มีการจัดเก็บข้อมูลแยกตามกลุ่มเป้าหมายของโครงการ ซึ่งการดำเนินการดังกล่าวมีผลกับผู้ใช้งานเนื่องจากการจัดเก็บข้อมูลดังกล่าวไม่เป็นระบบและยากในการสืบค้นข้อมูลย้อนหลังและในปีงบประมาณ 2563 คณะเภสัชศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี ได้ประสบปัญหาในการจัดกิจกรรมบริการวิชาการในส่วนของการเผยแพร่ความรู้เรื่องการใช้ยาให้แก่ชุมชนรวมถึงการบริการวิชาการด้านการจัดประชุมสัมมนาทางวิชาการ ณ ที่ตั้ง เนื่องจากสถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (COVID-19) ทำให้งานบริการวิชาการต้องทบทวนรูปแบบการให้บริการวิชาการในรูปแบบใหม่ โดยได้รวบรวมข้อมูลจากหน่วยงานต่างๆที่มีการดำเนินกิจกรรมภายใต้สถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (COVID-19) จากหน่วยงานและสถานบันการศึกษาที่ให้บริการวิชาการในรูปแบบออนไลน์ เช่น ระบบ CHULA MOOC ที่มีการเปิดให้บริการเรียนออนไลน์ฟรี (ที่มา https://mooc.chula.ac.th/) และระบบ PSU MOOC ซึ่งเป็นระบบที่ผู้รับบริการสามารถเข้ามาศึกษาเรียนรู้ได้ตลอดเวลา (https://mooc.psu.ac.th/) และได้นำข้อมูลดังกล่าวสรุปและหารือการจัดกิจกรรมผ่านที่ประชุมคณะกรรมการพัฒนาระบบงานบริการวิชาการและทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม คณะเภสัชศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี เพื่อหาแนวทางร่วมกันในการดำเนินการบริการวิชาการในยุค New normal

       ในปีงบประมาณ 2564 คณะเภสัชศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี ได้นำปัญหาการให้บริการวิชาการในปีงบประมาณ 2563 มาใช้เป็นข้อมูลในการพัฒนาและเริ่มใช้งานระบบ PHARMOOC@UBU ซึ่งเป็นระบบที่ให้บริการวิชาการอย่างไร้ขีดจำกัด ในเรื่องการเผยแพร่ความรู้ด้านยา และผลิตภัณฑ์สุขภาพแก่ประชาชนทั่วไปและบุคลากรทางการแพททย์ทุกสาขา โดยระบบ PHARMOOC@UBU ได้พัฒนาขึ้นมาเพื่อลดเวลาการทำงานของผู้ปฏิบัติงานด้านบริการวิชาการ และให้มีการจัดเก็บข้อมูลที่เป็นระบบ ง่ายต่อการสืบค้นข้อมูลและการประมวลผลการประเมินมีความแม่นยำและรวดเร็ว อีกทั้งผู้รับบริการวิชาการของคณะสามารถเข้าถึงข้อมูลการบริการวิชาการได้สะดวกโดยระบบดังกล่าวรองรับการใช้งานทั้งในส่วนโทรศัพท์มือถือและคอมพิวเตอร์ สำหรับรายละเอียดของระบบดังกล่าวประกอบไปด้วย บทเรียนออนไลน์ ระบบสมาชิกPHARMOOC@UBU ระบบCPE@UBU และระบบการจัดประชุมวิชาการผ่านแพลตฟอร์ม PHARMOOC@UBU ตลอดปีงบประมาณ 2564 งานบริการวิชาการได้รับข้อเสนอแนะและรับแจ้งปัญาหาจากการใช้งานระบบจากผู้รับบริการและรวมรวมปัญหาเพื่อนำเสนอคณะกรรมการเพื่อนำไปสู่การปรับปรุงและและพัฒนาระบบให้มีความสมบูรณ์โดยคำนึงถึงความปลอดภัยของผู้รับบริการวิชาการผ่านแพลตฟอร์ม PHARMOOC@UBU ตามกฎหมายเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Law) (กฎหมายเกี่ยวกับการคุ้ม ครองข้อมูลส่วนบุคคล (Data Protection Law)) (https://skm.ssru.ac.th/news/view/a125)

      จากการพัฒนาระบบ การทดลองใช้งาน และการปรับปรุงระบบดังกล่าวให้มีความสมบูรณ์ นั้น ผู้ปฏิบัติงานได้ใช้งานระบบการจัดประชุมวิชาการผ่านแพลตฟอร์ม PHARMOOC@UBU พบว่าได้ช่วยลดเวลาในการทำงานแก่ผู้ปฏิบัติงาน และระบบดังกล่าวได้มีการจัดเก็บข้อมูลผู้รับบริการอย่างเป็นระบบ สามารถสืบค้นย้อนหลังได้สะดวกและรวดเร็ว รวมทั้งการรายงานผลการประเมินโครงการ/กิจกรรมบริการวิชาการมีความแม่นยำและรวดเร็ว อีกทั้งยังเป็นการประหยัดงบประมาณแก่หน่วยงานในส่วนของงบประมาณด้านการจัดส่งเอกสารประชาสัมพันธ์กิจกรรมบริการวิชาการของคณะ และผู้รับบริการวิชาการสามารถเข้าถึงการบริการวิชาการผ่านแพลตฟอร์ม PHARMOOC@UBU ของคณะเภสัชศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี ได้ตลอดเวลาโดยผ่านระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ต ดังนั้น คณะเภสัชศาสตร์ จึงได้พัฒนาระบบ PHARMOOC@UBU ขึ้นมาเพื่อช่วยลดปัญหาการดำเนินงานของผู้ปฏิบัติงานและเพื่อให้ผู้รับบริการวิชาการของคณะเภสัชศาสตร์ สามารถเข้าศึกษาและเรียนรู้ผ่านบทเรียนอนนไลน์และพัฒนาตนเองผ่านการเขาร่วมอบรมทางวิชาการที่ทางคณะให้บริการวิชาการผ่านระบบ PHARMOOC@UBU

2.วัตถุประสงค์

    1. เพื่อพัฒนาระบบการจัดประชุมวิชาการผ่านแพลตฟอร์ม PHARMOOC@UBU

    2. เพื่อให้มีการจัดเก็บข้อมูลด้านบริการวิชาการอย่างเป็นระบบ และลดเวลาและขั้นตอนการปฏิบัติงาน

    3. เพื่อให้ผู้รับบริการวิชาการสามารถเข้าถึงการบริการวิชาการของคณะเภสัชศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี อย่างสะดวก

3.วิธีดำเนินการ

1.  มีการศึกษาข้อมูลและรวบรวมปัญหาการให้บริการวิชาการ

              ผู้ประสานงานรวบรวมปัญหาการให้บริการวิชาการในปีงบประมาณ 2563และสืบค้นหาแนวทางการจัดกิจกรรมด้านบริการวิชาการภายใต้สถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (COVID-19)  เพื่อนำเข้าหรือในที่ประชุมคณะกรรมการพัฒนาระบบงานบริการวิชาการและทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรมเพื่อหาแนวทางการแก้ปัญหาและวางแผนการดำเนินกิจกรรมบริการวิชาการ

2. ขอนุมัติสนับสนุนงบประมาณและเสนอแนวทางการพัฒนาด้านงานบริการวิชาการ

             ผู้ช่วยคณบดีฝ่ายบริการวิชาการและวิเทศสัมพันธ์ ได้สรุปประเด็นปัญหาการบริการวิชาการ จากที่ประชุมคณะกรรมการพัฒนาระบบงานบริการวิชาการและทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม และเสนอแผนการจัดกิจกรรมด้านบริการวิชาการ และขอรับการจัดสรรงบประมาณในการพัฒนาระบบ PHARMOOC@UBU เพื่อรองรับการปฏิบัติงานด้านบริการวิชาการของคณะเภสัชศาสตร์

3. ดำเนินการพัฒนาระบบ PHARMOOC@UBU

            ผู้ปฏิบัติงานด้านการบริการวิชาการ และคณะกรรมการพัฒนาระบบงานบริการวิชาการและทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม รองคณบดีฝ่ายแผนและสารสนเทศ ร่วมออกแบบข้อมูลสำหรับการใช้งานระบบการจัดประชุมวิชาการผ่านแพลตฟอร์ม PHARMOOC@UBU และผู้ปฏิบัติงานเป็นผู้ให้ข้อมูลสำหรับการเตรียมการจัดประชุมวิชาการ และหาแนวทางร่วมกันในกรณีที่ผู้ใช้บริการเสนอแนะในส่วนของการประชาสัมพันธ์โครงการ

4. ดำเนินการทดลองการใช้งานระบบการจัดประชุมวิชาการผ่านแพลตฟอร์ม PHARMOOC@UBU

ผู้ปฏิบัติงานด้านการบริการวิชาการ เริ่มประชาสัมพันธ์และทดลองการใช้งานของระบบในปีงบประมาณ 2564และรับข้อเสนอแนะและรวบรวมปัญหาการใช้งานระหว่างการทดลองระบบเพื่อนำไปพัฒนาให้ระบบมีความสมบูรณ์

5. การสรุปและรวบรวมปัญหาการใช้งานระบบ PHARMOOC@UBU

ผู้ปฏิบัติงานด้านการบริการวิชาการ ได้มีการสรุปปัญหาและข้อเสนอแนะการใช้งานต่างๆในช่วงเวลาที่ดำเนินการทดสอบโดยแจ้งไปยังคณะทำงานระบบ PHARMOOC@UBU เพื่อหารือและนำไปสู่แนวทางการแก้ไขปัญหา และผู้ปฏิบัติงานด้านบริการวิชาการสามารถแนะนำหรือให้รายละเอียดและแก้ไขปัญหาเบื้อต้นแก่ผู้รับบริการ

6. การประเมินผลการใช้งานระบบ PHARMOOC@UBU

จากที่ได้มีการทดลองการใช้งานและพัฒนาแก้ไขปัญหาการใช้งานระบบ PHARMOOC@UBU ผู้ปฏิบัติงานบริการวิชาการได้ให้ผู้รับบริการประเมินการใช้งานระบบจากแบบสอบถามและรวบรวมข้อเสนอแนะการใช้งานจากผู้รับบริการที่แจ้งผ่านทางอีเมลและโทรศัพท์ เพื่อสรุปและรายงานต่อคณะกรรมการพัฒนาระบบงานบริการวิชาการและทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม 

7. แนวทางในการพัฒนาระบบ PHARMOOC@UBU

            จากการสรุปผลการใช้งานระบบการจัดประชุมวิชาการผ่านแพลตฟอร์ม PHARMOOC@UBU  ในปีงบประมาณ 2564ได้สรุปปัญหาการใช้งานระบบเพื่อนำไปสู่การแก้ไขและพัฒนาระบบเพื่อรองรับกิจกรรมการบริการวิชาการเพิ่มเติม  โดยปัญหาที่พบส่วนใหญ่เป็นปัญหาในการเข้าใช้งานระบบ ซึ่งทางผู้ใช้งาน (Admin) ได้จัดทำขั้นตอนการใช้งานและนำแสดงบนหน้าเว็บ สำหรับระบบดังกล่าวยังอยู่ในระหว่างการพัฒนาเพื่อให้มีความสมบูรณ์ โดยใมนระยะที่ 2จะพัฒนาในส่วสนของการส่งผลงานทางวิชาการผ่านระบบ PHARMOOC@UBU โดยให้มีการประเมินผลงานและพิจารณาตัดสินผลงานผ่านระบบดังกล่าว เพื่อให้มีความสมบูรณ์ในการบริการวิชาการของคณะเภสัชศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี ยิ่งขึ้น

4.ผลการศึกษา

            จาการสถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรสโคโรนา 2019และการพัฒนาของเทคโนโลยีสารสนเทศ ส่งผลให้งานบริการวิชาการ คณะเภสัชศาสตร์ ได้รับผลกระทบในการจัดกิจกรรมด้านบริการวิชาการ และได้ศึกษารวมรวมข้อมูลการดำเนินกิจกรรมบริการวิชาการภายใต้สถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรสโคโรนา 2019  จากสถาบันการศึกษา โดยหลายสถาบันได้มีการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อรองรับการบริการวิชาการในยุคสังคม  New normal ดังนั้น คณะเภสัชสาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี จึงได้พัฒนาระบบการจัดประชุมวิชาการผ่านแพลตฟอร์ม PHARMOOC@UBU และได้เริ่มดำเนินการทดลองใช้งานระบบดังกล่าวในปีงบประมาณ 2564โดยระบบจะแบ่งเป็น 2ส่วนคือ ส่วนแรกคือผู้ใช้งาน (Admin) ซึ่งมีสิทธิ์ในบริหารจัดการข้อมูลทั้งหมดของการจัดประชุมวิชาการ เช่นการเปิด - ปิด ระบบการจัดประชุมวิชาการ การตั้งค่าอัตราค่าลงทะเบียน การตรวจสอบการลงทะเบียนและชำระเงิน การแนะนำและแก้ไขปัญหาการใช้งานเบื้อต้นแก่ผู้รับบริการ การเพิ่มข้อคำถามหรือแบบประเมินต่างๆ  เป็นต้น ส่วนที่ 2คือ ผู้รับบริการ (User) สำหรับผู้รับบริการคือผู้ที่ลงทะเบียนเป็นสมาชิกระบบ PHARMOOC@UBU โดยมีสิทธิ์ในการใช้งานระบบในส่วนของการศึกษาข้อมูลบทเรียนออนไลน์ได้ฟรี และสามารถลงทะเบียนเข้าร่วมประชุมวิชาการต่างๆของคณะได้ สามารถจัดการข้อมูลและอัพเดทข้อส่วนตัวให้เป็นปัจจุบัน และสามารถเข้ารับชมการบรรยายย้อนหลังได้ และพิมพ์ใบประกาศการเข้าร่วมประชุมวิชาการผ่านระบบ PHARMOOC@UBUได้

รูปที่ 1แสดงหน้าแรกของระบบ PHARMOOC@UBU	รูปที่ 2แสดงหน้าจัดการข้อมูลของระบบ PHARMOOC@UBU
รูปที่ 3แสดงหน้าจัดการข้อมูลของระบบ PHARMOOC@UBU (Admin)	รูปที่ 4แสดงหน้าจัดการงระบบ PHARMOOC@UBU (Admin)

    หลังจากการทดลองใช้งานระบบการจัดประชุมวิชาการผ่านแพลตฟอร์ม PHARMOOC@UBU ในปีงบประมาณ 2564 ถึงปัจจุบัน มีจำนวนโครงการที่ทดสอบกาใช้งานทั้งสิ้น 20 โครงการ และผู้ปฏิบัติงานได้มีการจัดทำแบบประเมินการใช้งานระบบโดยเพิ่มข้อคำถามในการประเมินการจัดประชุมวิชาการและมีผลกรประเมินความพึงพอใจการใช้งานระบบดังกล่าว ในปีงบประมาณ 2564  จำนวน 4 โครงการและปีงบประมาณ 2565 จำนวน 1 โครงการ โดยกำหนดค่าคะแนนความพึงพอใจการใช้งานระบบโดยมีรายละเอียดดังนี้

ค่าคะแนน 0 – 5 (การแปลผลคือ ปรับปรุง – ดีมาก)

       สรุปจากแบบประเมินโครงการบริการวิชาการ จำนวน 4 โครงการ ในปีงบประมาณ 2564 และ 1 โครงการในปีงบประมาณ 2565

สำหรับข้อเสนอแนะจากผู้รับบริการโดยสรุปจากแบบประเมินโครงการและจากการแจ้งปัญหาการใช้งานระบบทางโทรศัพท์และทางอีเมล์ เช่นปัญหาปัญหาการลืมรหัสผ่าน/ระบบล็อกไม่สามารถเข้าใช้งานได้ และเสนอแนะอยากให้มีช่องทางในการรับชมการบรรยายย้อนหลัง และการแจ้งแจ้งวิธีการเข้าชมการประชุม ระบุวิธีการเข้าถึงเอกสารประกอบการบรรยาย

5.สรุปและวิจารณ์ผล

จากปัญหาการประชาสัมพันธ์กิจกรรมบริการวิชาการของคณะที่อยู่ในระดับปานกลาง เนื่องจากผู้รับบริการได้รับข้อมูลการประชาสัมพันธ์การเข้าร่วมกิจรรมค่อนข้างล่าช้า เนื่องจากใช้ระบบการประชาสัมพันธ์ทางไปรษณีย์ประกอบกับกิจกรรมโครงการบริการวชาการที่มีจำนวนเพิ่มขึ้นส่งผลให้ผู้ปฏิบัติงานปฏิบัติงานได้ช้า เนื่องจากมีขั้นตอนการปฏิบัติงานที่เพิ่มขึ้น สำหรับระบบการจัดประชุมวิชาการผ่านแพลตฟอร์ม PHARMOOC@UBU เป็นระบบที่ช่วยลดเวลาและขั้นตอนในการปฏิบัติงานแก่ผู้ปฏิบัติงานด้านบริการวิชาการได้เป็นอย่างดี และผู้รับบริการสามารถรับข้อมูลการประชาสัมพันธ์กิจกรรมบริการวิชาการได้รวดเร็วมากขึ้น โดยผู้ปฏิบัติงานได้มีข้อมูลการใช้งานของผู้รับบริการที่เป็นระบบและสามารถนำข้อมูลดังกล่าวประชาสัมพันธ์ผ่านช่องทางอีเมล,ไลน์ และเฟสบุ๊ค จากผลการศึกษาและทดลองการใช้งานของระบบดังกล่าวพบว่าผู้ใช้งานในปีงบประมาณ 2564 - 2565มีความพึงพอใจ ด้านการประชาสัมพันธ์ ระดับดีมาก รูปแบบการจัดอบรมออนไลน์ ระดับดีมาก และคุณภาพและความสะดวกในการใช้ PHARMOOC@UBU ระดับดีมาก โดยมีความพึงพอใจโดยภาพรวมอยู่ในระดับ ดีมาก คิดเป็นร้อยละ 90.2และผู้ใช้บริการได้ให้ข้อเสนอแนะในปีงบประมาณ 2564โดยเสนอให้มีช่องทางสำหรับการเข้าชมการบรรยายย้อนหลัง ซึ่งได้แจ้งสรุปผลการประเมินและทดลองการใช้งานไปยังคณะกรรมการพัฒนาระบบ PHARMOOC@UBU และได้พัฒนาและเพิ่มช่องทางการรับชมย้อนหลังโดยเริ่มเปิดใช้งานการรับชมย้อนหลังได้ตั้งแต่ปลายปีงบประมาณ 2564ในเดือนสิงหาคม 2564เป็นต้นมา และได้มีการปรับรูปแบบให้มีการใช้งานที่สะดวกมากขึ้น รวมทั้งเพิ่มช่องทางในการรับฟังปัญหาและแนะนำการใช้งานผ่านโทรศัพท์มือถือและผ่านสังคมออนไลน์ เช่นเพจเฟสบุ๊คของงานประชุม และเพจเฟสบุ๊คของคณะเภสัชศาสตร์ เป็นต้น หลังจากการรับข้อเสนอแนะผ่านช่องทางต่างๆ จะนำไปสู่การพัฒนาเพื่อให้ระบบมีความสมบูรณ์และสะดวกในการใช้งานแก่ผู้รับบริการ

6.กิตติกรรมประกาศ

ขอขอบคุณคณบดีคณะเภสัชศาสตร์ คณะผู้บริหารที่ได้อนุมัติงบประมาณในการพัฒนาระบบและเล็งเห็นความสำคัญในการนำระบบสารสนเทศเพื่อช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถปฏิบัติงานได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ขอบคุณคณะกรรมการพัฒนาระบบงานบริการวิชาการและทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม ที่ได้เสนอแนะและร่วมออกแบบระบบและขอบคุณผู้รับบริการ (User) ทุกท่านที่ ได้เสนอแนะและแจ้งปัญหาการใช้งานระบบเพื่อให้เกิดการพัฒนาระบบมีความที่สมบูรณ์ 

เอกสารอ้างอิง

1. ข้อมูลสรุปแบบประเมินโครงการบริการวิชาการประจำปีงบประมาณ 2564ผ่านระบบ PHARMOOC@UBU

2. ข้อมูลสรุปแบบประเมินโครงการบริการวิชาการประจำปีงบประมาณ 2565 PHARMOOC@UBU

3. ระบบ CHULA MOOC (ที่มา https://mooc.chula.ac.th/)

4. ระบบ PSU MOOC (ที่มา https://mooc.psu.ac.th/)

5. กฎหมายเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Law) (กฎหมายเกี่ยวกับการคุ้ม ครองข้อมูลส่วนบุคคล (Data Protection Law)) (https://skm.ssru.ac.th/news/view/a125)

7.ปัจจัยแห่งความสำเร็จ

            1. คณะเภสัชศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี ได้เล็งเห็นความสำคัญในการพัฒนาด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและสนับสนุนงบประมาณเพื่อให้เกิดการพัฒนางานและพัฒนาบุคลากรและนำไปสู่การพัฒนาระบบการจัดประชุมวิชาการผ่านแพลตฟอร์ม PHARMOOC@UBU

            2. การได้รับคำแนะนำและข้อเสนอแนะและการแจ้งปัญหาการใช้งานในระหว่างการเปิดทดลองการใช้งานของระบบการจัดประชุมวิชาการผ่านแพลตฟอร์ม PHARMOOC@UBU จากคณาจารย์และบุคลากรของคณะ ตลอดจนผู้รับบริการทุกท่าน เพื่อนำไปสู่แนวทางในการการพัฒนาระบบให้สมบูรณ์ สะดวกและง่ายต่อการใช้งาน

 ดาวน์โหลดไฟล์นำเสนอ